Αποθήκευση & Διανομή : 9 Τρόποι για περισσότερη Προστιθέμενη Αξία

Τα προηγούμενα χρόνια, υπήρχαν μόνο οι παρακάτω τρόποι αποθήκευσης, οι οποίοι προσέδιδαν οφέλη σε μια επιχείρηση :

Στον χώρο της βιομηχανίας ειδικά, η αποθήκη λειτουργούσε συνήθως μέσα στην παραγωγική μονάδα και προοριζόταν για την εναπόθεση και τη διαχείριση μεγάλων ποσοτήτων αποθεμάτων τελικών προϊόντων τα οποία στη συνέχεια διοχετεύονταν προς την αγορά. Παράλληλα, υπήρχαν αποθήκες για υλικά και εξαρτήματα που ήταν απαραίτητα στην παραγωγή και τη συντήρηση (Maintenance – Repair – Operating items). Οι αποθήκες αυτές μπορεί να ανήκαν είτε στη βιομηχανία (επομένως αναφερόμαστε σε βιομηχανική αποθήκη) είτε σε τρίτους που παρείχαν υπηρεσίες 3PL. Στην προκείμενη περίπτωση, αυτό που κυριαρχούσε ήταν η αποθήκευση σε μακροπρόθεσμη βάση (Storage Warehouse).

Αποστολή ενός κέντρου διανομής ευρύτερα (όχι μόνο στη βιομηχανία) ήταν να ανταποκρίνεται στις παραγγελίες των πελατών με το σκεπτικό ότι πάντα υπάρχει διαθεσιμότητα προϊόντος, αλλά από την άλλη πλευρά δίνονται λογικά χρονικά περιθώρια για την προετοιμασία και την παράδοση των παραγγελιών. Ως αποτέλεσμα, μειωνόταν το ύψος των αποθεμάτων, ενώ ταυτόχρονα μεγιστοποιείτο το λεγόμενο “order fill rate”.  (Order Fulfillment Distribution Center).

Oι εγκαταστάσεις αποτελούσαν τερματικούς σταθμούς για την παραλαβή μεγάλου όγκου φορτίων, την αναδιαμόρφωσή τους σε μικρότερες παρτίδες και την απευθείας διανομή τους, χωρίς να μεσολαβεί το στάδιο της αποθήκευσης και της τήρησης αποθεμάτων. Αντίστροφα, η αποθήκη είχε το ρόλο της παραλαβής μικρών ποσοτήτων από την αγορά και την ενοποίησή τους σε μεγαλύτερα φορτία (Sorting and Consolidation Distribution Center).

Όπως φαίνεται από τα παραπάνω, το σκεπτικό που κρύβεται πίσω από μία αποθήκη και το αντίστοιχο που βρίσκεται πίσω από ένα κέντρο διανομής, είναι άρρηκτα συνδεδεμένα μεταξύ τους: και στις δύο περιπτώσεις αποθηκεύονται προϊόντα. Η διαφορά, ωστόσο, έγκειται στον τρόπο με τον οποίο κινούνται τα προϊόντα. Ένα παραδοσιακό κέντρο διανομής (Distribution Center – DC) λειτουργεί ως ένας σταθμός διαχείρισης μεγάλων όγκων φορτίων τα οποία είναι πιο οικονομικό να παραλαμβάνονται και να  προωθούνται προς μεταφορά σε μεγάλες ποσότητες, παρά σε μικρές. Στο πλαίσιο αυτό, απαραίτητη είναι η άμεση πρόσβαση στους κωδικούς και η γρήγορη και αποδοτική διαχείρισή τους. Αντίθετα, μια παραδοσιακή αποθήκη δίνει έμφαση στην αποτελεσματικότητα της αποθήκευσης και στη μέγιστη αξιοποίηση του διατιθέμενου χώρου, καθώς τα προϊόντα παραμένουν στους χώρους για μεγάλο χρονικό διάστημα. Υπάρχει, δηλαδή, μεγαλύτερη στασιμότητα στη διαδικασία.

Τα πάντα εξελίσσονται...

Σταδιακά, όμως, εμφανίζονται σημαντικές αλλαγές στον τρόπο λειτουργίας τόσο των αποθηκών όσο και των κέντρων διανομής, οι οποίες μας κάνουν να αναθεωρούμε το ρόλο που διαδραματίζουν και την αξία που έχουν για την επιχείρηση. Η εισαγωγή των on line εμπορικών συναλλαγών και του ηλεκτρονικού εμπορίου, φέρνει νέες προκλήσεις, αλλά και δυνατότητες. Δεν μιλάμε πια μόνο για “επιλογή, συλλογή, συσκευασία και αποστολή” (click, pick, pack and ship”). Τόσο μία αποθήκη όσο και ένα κέντρο διανομής πρέπει να είναι πιο “εύστροφα” και πιο ευέλικτα απ’ ό,τι στο παρελθόν.

Η διαδικασία της αποθήκευσης και της διανομής έχει εξελιχθεί σημαντικά, δίνοντας έμφαση :

• στη συνεχή αλλαγή και αναδιαμόρφωση των αποθηκευόμενων κωδικών (Stock Keeping Units - SKUs)

• στην πελατοκεντρική διαχείριση των προϊόντων (product customization)

• στην ικανοποίηση των πελατών των αποθηκών, οι οποίοι θέτουν ολοένα και περισσότερες και συχνότερες παραγγελίες με συντομότερα χρονικά περιθώρια

Παράλληλα, λόγω και της εξέλιξης του ηλεκτρικού εμπορίου, ένα σύγχρονο κέντρο διανομής πρέπει να προσαρμόζεται εύκολα στη διαχείριση πολλών διαφορετικών SKUs, σ’ ένα μόνο χαρτοκιβώτιο ή άλλη συσκευασία μεταφοράς. Η τάση αυτή έχει δώσει ώθηση στη συλλογή σε επίπεδο τεμαχίου ή τεμαχίων (less than case picking) και στη διαμόρφωση μικρών συσκευασιών μεταφοράς (“pick, pack and slap operations”). Επιπλέον, λαμβάνοντας υπόψη ότι το μάνατζμεντ των παραγγελιών γίνεται ηλεκτρονικά (e-fulfillment), το κέντρο διανομής πρέπει να είναι σε θέση να διαχειρίζεται on line τις παραγγελίες, oι οποίες πλέον αφορούν ένα μεγαλύτερο εύρος “γραμμών παραγγελίας” ή SKUs στο πλαίσιο ενός και μόνο πελάτη. Επειδή η ποσότητα και η πολυπλοκότητα των παραγγελιών έχει αυξηθεί αισθητά λόγω του e-fulfillment σε σύγκριση με ένα παραδοσιακό κέντρο διανομής, απαραίτητη είναι πλέον η χρήση τεχνολογιών αιχμής και αυτοματισμών στα συστήματα εσωτερικής διακίνησης και αποθήκευσης των προϊόντων.

Η εξέλιξη των λειτουργιών αποθήκευσης και διανομής καθώς και ο σύντομος πια χρόνος προετοιμασίας και παράδοσης των παραγγελιών, έχουν δημιουργήσει νέους τρόπους αποθήκευσης και διανομής.

Παρακάτω παρουσιάζουμε τους εννέα κυριότερους, κάθε ένας από τους οποίους, δυνητικά είναι σε θέση να σας προσφέρει υψηλή προστιθέμενη αξία.

1. Η αποθήκη πρέπει να είναι σε θέση να διαχειρίζεται αυξημένες ροές φορτίων. Η αύξηση αυτή μπορεί να οφείλεται είτε σε άνοδο της παραγωγής λόγω αυξημένης εποχιακής ζήτησης είτε λόγω απρόβλεπτης μείωσης της ζήτησης. Στην προκείμενη περίπτωση, η αποθήκη λειτουργεί ως ζώνη εξισορρόπησης ανάμεσα στις διαφορές που παρατηρούνται στη ζήτηση και στην παραγωγή (Storage Accumulation).

2. Ένας συνήθης φόβος των εταιρειών είναι το πλεονάζον απόθεμα από πάρα πολλούς κωδικούς ετοίμων προϊόντων, το οποίο δημιουργεί κόστος. Mια καλή επιλογή θα ήταν η αποθήκευση μεγάλων ποσοτήτων προϊόντων που καταναλώνονται γρήγορα, στα οποία όμως δεν έχει γίνει η τελική συσκευασία και δεν έχει τοποθετηθεί ετικέτα. Στη συνέχεια, αυτά τα ημιέτοιμα προϊόντα συσκευάζονται και γίνεται η επικόλληση της ετικέτας κάθε πελάτη ξεχωριστά. Με αυτόν τον τρόπο, μειώνονται τα αποθέματα τελικών προϊόντων ενώ παράλληλα, η εταιρεία διατηρεί υψηλό δείκτη εξυπηρέτησης πελατών. Επιπλέον, η μέθοδος αυτή επιτρέπει τη διατήρηση χαμηλού αποθέματος σε χώρους κοντά στις ράμπες φόρτωσης, στους οποίους επιτελούνται διάφορες εργασίες (ανασυσκευασίας κ.λπ.).

3. Το κέντρο διανομής στέλνει απευθείας τα προϊόντα στα τελικά σημεία πώλησης ανάλογα με τη ζήτηση που εκδηλώνεται. Εδώ το κόστος αποθήκευσης ισοσκελίζεται από τις οικονομίες κλίμακας που επιτυγχάνονται με την αποστολή μεγάλων ποσοτήτων του ίδιου προϊόντος με φορτηγά αυτοκίνητα σε διαφορετικούς πελάτες.

4. Διανομή τύπου “Hub & Spoke” (κόμβος & ακτίνες): Αντί για απευθείας αποστολές, η διανομή πραγματοποιείται μέσα από ένα δίκτυο το οποίο δομείται από το βασικό κέντρο διανομής (που λειτουργεί ως κόμβος) και τροφοδοτεί μια σειρά από μικρότερα, περιφερειακά κέντρα διανομής. Αυτά τα μικρότερα κέντρα διανομής ενδέχεται, μάλιστα, να τροφοδοτούν με τη σειρά τους ακόμη μικρότερα κέντρα διανομής δημιουργώντας έτσι τοπικά συστήματα. Σύμφωνα με αυτό το μοντέλο, πλήρη φορτία παραλαμβάνονται από τα περιφερειακά κέντρα διανομής, ανοίγονται και δημιουργούνται νέες παρτίδες, οι οποίες προορίζονται προς τις τοπικές εγκαταστάσεις μικρότερου μεγέθους της εταιρείας σε καθημερινή βάση. Εκτός από τις κεντρικές εγκαταστάσεις, απόθεμα κωδικών προϊόντων που κινούνται αργά διατηρείται και στα περιφερειακά κέντρα διανομής, ενώ τα μικρότερα λειτουργούν μόνο με τους ταχέως κινούμενους κωδικούς. Απαραίτητη είναι η τήρηση αποθέματος αργών κωδικών στα περιφερειακά κέντρα διανομής, ώστε να είναι η δυνατή η άμεση ανταπόκριση στη ζήτηση.

5. Οι αποθηκευτικές εγκαταστάσεις “ζωντανεύουν” και περιλαμβάνουν υπηρεσίες προστιθέμενης αξίας όπως η ελαφρά συναρμολόγηση, η τελική διαμόρφωση του προϊόντος, η συσκευασία, η ανασυσκευασία κ.λπ. Αυτό συναντάται ευρέως όταν η επιχείρηση επιδιώκει άμεση επαφή με την καταναλωτική αγορά μέσω των εννοιών Just in Time, Quick Response, Efficient Consumer Response κ.λπ.

6. Δεν είναι λίγες οι φορές όπου το κέντρο διανομής καλείται να καλύψει έκτακτες και ταυτόχρονα, άμεσες ανάγκες πελατών για αποστολή παρτίδων όχι απαραίτητα ενός κωδικού, ακόμη και μέσα στην ίδια ημέρα. Αυτό συνεπάγεται γρήγορες και συχνές αποστολές μικρών ποσοτήτων προϊόντων σε μεμονωμένους πελάτες. Ενδέχεται, μάλιστα, να πρέπει να προηγηθούν οι διαδικασίες της ελαφράς μεταποίησης, της συσκευσίας, της ανασυσκευασίας, της επικόλλησης ετικετών, της παλετοποίησης κ.λπ. Ένα τέτοιο κέντρο διανομής πετυχαίνει τον στόχο του όταν έχει στη διάθεσή του αρκετούς προμηθευτές που θα εγγυώνται τη συνέχεια στη διαθεσιμότητα κρίσιμων κωδικών.

7. Αυτή η περίπτωση αφορά ειδικά στη βιομηχανία: Το κέντρο διανομής λειτουργεί ως κέντρο συγκέντρωσης όλων των απαραίτητων εξαρτημάτων και υλικών που χρησιμοποιούνται σε μία γραμμή παραγωγής, από πολλά διαφορετικά εργοστάσια, διάσπαρτα γεωγραφικά, κάθε ένα από τα οποία εξειδικεύεται στην παραγωγή ενός ή περισσοτέρων εξαρτημάτων και υλικών.

8. Σταθμός μεταφόρτωσης (cross docking): η συγκεκριμένη διαδικασία που, σε γενικές γραμμές, αφορά σε κάθε διαδικασία που αποκλείει το στάδιο της αποθήκευσης των προϊόντων πριν την αποστολή τους στην αγορά, ελαχιστοποιεί τα κόστη που προκύπτουν από την ανάγκη διαχείρισης των προϊόντων εντός της αποθήκης και της διατήρησης των αποθεμάτων, ενώ συχνά δημιουργεί και κέρδος από την ενοποίηση των μεταφερόμενων φορτίων. Υπάρχουν, βέβαια, διάφορες παραλλαγές cross docking. Στην πιο εξελιγμένη του μορφή, μία αποθήκη cross docking έχει ήδη ζητήσει από τους προμηθευτές της να έχουν διαμορφώσει μικτές παλέτες και να έχουν επικολλήσει τις αντίστοιχες ετικέτες barcode. Στον αντίποδα, στην απλούστερη μορφή cross docking, ο picker επιλέγει από τα φορτία που παραλαμβάνει η αποθήκη, τα τεμάχια που χρειάζεται να “φύγουν” άμεσα και τα εναποθέτει σ’ ένα χώρο προσωρινής αποθήκευσης μέχρι να φορτωθούν και πάλι. Σημαντικός είναι και ο ρόλος που παίζουν οι αυτοματισμοί σε μία τέτοια αποθήκη, προς χάρη αύξησης της ταχύτητας. Έτσι, πολύ συχνά συναντάμε αυτόματα συστήματα διακίνησης στα οποία εισάγονται τα παραλαμβανόμενα τεμάχια και εξάγονται από διαδρόμους ανά προορισμό.

9. Αποθήκευση τύπου “Flow-through”: οι θέσεις picking ανατροφοδοτούνται με απόθεμα που διαρκεί το πολύ για μία εβδομάδα, υποστηρίζοντας έτσι μόνο τις άμεσες ανάγκες παραγωγής ή διανομής. Παρότι το σύστημα αυτό προσομοιάζει με το cross docking, διαφέρει ως προς το εξής: εδώ ανοίγονται μέχρι και τα τεμάχια, προκειμένου να διαμορφωθούν και να διανεμηθούν νέες παλέτες από έναν μόνο κωδικό. Παράλληλα, ενώ σε μία αποθήκη cross docking μετράμε τις διαδικασίες ανά ώρα, σε μία αποθήκη flow-through υπολογίζουμε με βάση την ημέρα ή και την εβδομάδα, αφήνοντας έτσι χρονικά περιθώρια και για την πραγματοποίηση διαδικασιών που προσθέτουν αξία στο προϊόν. Πολλές εταιρείες που διατηρούν τέτοιες αποθήκες, μάλιστα, υπολογίζουν τη ζήτηση που θα προκύψει τις επόμενες ημέρες, δημιουργούν τις αντίστοιχες τελικές παλέτες και τις εναποθέτουν σε χώρους προσωρινής αποθήκευσης, όντας έτσι σε θέση να αποστείλουν άμεσα τα προϊόντα στους πελάτες όταν τους ζητηθεί.

Επιβιώνουν όσοι προσαρμόζονται...

Υπάρχουν δύο βασικές παράμετροι στην αποθήκευση: ο χώρος και η κινητικότητα. Η κατάλληλη αξιοποίηση του χώρου οδηγεί στην ανάγκη σωστής επιλογής συστήματος αποθήκευσης και προφύλαξης της εταιρείας από τον παράγοντα του ανθρώπινου λάθους. Η έννοια της κινητικότητας περιλαμβάνει τη διακίνηση των προϊόντων εντός του κέντρου διανομής, καθώς και όλο το μεταφορικό σύστημα, που εγγυάται την προώθησή τους στην αγορά. Αυτές οι δύο παράμετροι συνδέονται άμεσα μεταξύ τους και όσο περνά ο καιρός, αυτή η σχέση γίνεται όλο και πιο πολύπλοκη.

Το κρίσιμο ερώτημα που πρέπει να απαντήσει μια επιχείρηση είναι κατά πόσον είναι προετοιμασμένη να κάνει τις απαραίτητες κινήσεις ώστε το σύστημα αποθήκευσης και διανομής που χρησιμοποιεί να είναι περισσότερο “εύστροφο” και ευέλικτο απ’ ό,τι στο παρελθόν, ώστε να διατηρήσει την ανταγωνιστικότητά του. Η απάντηση, βέβαια, δεν είναι εύκολη. Η λύση έγκειται στη διάγνωση της πραγματικής αξίας που προσδίδει στην επιχείρηση κάθε κρίκος της εφοδιαστικής της αλυσίδας και στην ενσωμάτωση στον προγραμματισμό των στοιχείων εκείνων που θα διατηρήσουν την ευελιξία του συστήματος σ’ ένα αναπόφευκτα μεταβαλλόμενο ανταγωνιστικό και απαιτητικό περιβάλλον.  Η γρήγορη προσαρμογή (η οποία πρέπει να είναι διαρκής) των αποθηκών ή των κέντρων διανομής σας, μπορεί να αποτελέσει ένα από τα καλύτερα εχέγγυα για να επιβιώσετε στην αγορά.