Άρθρα
18
ΟκτBUDGETING. Το Αποτελεσματικό “Εργαλείο” Διοίκησης Επιχειρήσεων
Μέρος Α’. Η Βασική Διεργασία του Budgeting
Ο Προϋπολογισμός (Budgeting) αποτελεί μια θεμελιώδη και πρακτική διεργασία στην καρδιά του μάνατζμεντ των επιχειρήσεων, η οποία εκφράζει με ποσοτικοποιημένο τρόπο, τις απαιτήσεις πόρων, όπως κεφάλαιο, υλικά, ανθρώπινο δυναμικό, σε συσχέτιση με χρονικά τοποθετημένους αντικειμενικούς σκοπούς (goals) και επιμέρους στόχους (milestones).
Το Budgeting χρησιμεύει σαν χάρτης πορείας της επιχείρησης καθώς παρέχει μία συνολική εικόνα όλων των δραστηριοτήτων, δίνοντας περιληπτικά και με συγκεκριμένα οικονομικά μεγέθη τη σχεδίαση των πωλήσεων, της παραγωγής, της εμπορίας, της ρευστότητας και της κερδοφορίας που επιθυμεί να πετύχει, αλλά και τους πόρους που θα πρέπει να κινητοποιήσει για ένα θετικό αποτέλεσμα. Παράλληλα, ενθαρρύνει τα στελέχη να σχεδιάζουν για την επόμενη μέρα, βοηθώντας στον ορθό προσδιορισμό των απαραίτητων μέσων που θα υποστηρίξουν τον στρατηγικό αυτό σχεδιασμό. Επιπροσθέτως, ενισχύει τη διαδικασία λήψης αποφάσεων, βοηθά στην κατανομή και γενικότερα τη διαχείριση των πόρων διευκολύνοντας τον καθορισμό προτεραιοτήτων, ενισχύει τον έλεγχο των αποκλίσεων από τους στόχους και πιθανή έγκαιρη αναθεώρηση των στρατηγικών κατευθύνσεων, συμβάλλει στην υποκίνηση των εργαζομένων και δημιουργία πνεύματος ομάδος με κοινές σκέψεις, οράματα και δεσμεύσεις και προωθεί την επικοινωνία και τον συντονισμό ιδιαίτερα σε περιπτώσεις αλληλοεξαρτώμενων τμημάτων ενός οργανισμού. Άνω και πέραν όλων των άλλων, το Budgeting αποτελεί το “εργαλείο” μέσω του οποίου με συστηματικό τρόπο μπορεί να κινητοποιηθούν τα στελέχη για τη μείωση του κόστους (όπως θα παρουσιαστεί ως τεχνική στο Μέρος Ε’ του παρόντος Άρθρου) και για τη βελτίωση της αποδοτικότητας της επιχείρησης.
Είναι προφανές ότι οι στόχοι του στρατηγικού σχεδιασμού, δηλαδή της διεργασίας της ενόρασης του μέλλοντος του οργανισμού και της ανάπτυξης των απαραίτητων διαδικασιών και λειτουργιών, ώστε να επιτύχει στο μέλλον ότι έχει σχεδιάσει, δεν μπορούν να επιτευχθούν με αποτελεσματικό, οικονομικό και μεθοδευμένο τρόπο, χωρίς την βοήθεια του Budgeting, αφού τούτο είναι άλλωστε κεντρικό δομικό στοιχείο του Business Plan, περιλαμβάνοντας θεμελιώδη οικονομικά μεγέθη, όπως έσοδα, κόστη, κερδοφορία, αποδόσεις κεφαλαίου, ταμειακές ροές, ανάγκες σε νέα κεφάλαια, δανεισμό, κλπ. Ακολουθώντας τα βήματα του επιχειρησιακού σχεδιασμού μετά τον προσδιορισμό των στρατηγικών ανάπτυξης σε κάθε τομέα, ο προϋπολογισμός αποτελεί την ποσοτική αποτύπωση των στρατηγικών αυτών με οικονομικούς όρους. Άρα το Budgeting αποτελεί το ουσιαστικό εργαλείο υλοποίησης του Business Plan.
H Διεργασία του Budgeting
Κατωτέρω παρέχουμε το διάγραμμα ροής της διεργασίας του Budgeting με τα βασικά βήματα κατάρτισης του προϋπολογισμού που συμπληρώνεται με Τεχνικές Οδηγίες (Τ.Ο.), όπου απαιτείται.
Σχήμα 1. Διεργασία Budgeting
Σχόλια στο Διάγραμμα Ροής της Διεργασίας Budgeting
Στο παραπάνω γράφημα, οι αριθμοί που ακολουθούν την συντομογραφία Τ.Ο είναι οι Τεχνικές Οδηγίες που περιγραφουν την λεπτομέρεια για το καθε βήμα.
Βήμα 1. Ανάλυση Εσωτερικού – Εξωτερικού Περιβάλλοντος
Το πρώτο δεκαπενθήμερο του Σεπτεμβρίου πραγματοποιείται μια Σύσκεψη Διευθυντών και Διοίκησης όπου αναλύονται τα παρακάτω:
- Ευρύτερο οικονομικό περιβάλλον. Διερεύνηση του γενικότερου οικονομικού πλαισίου εντός του οποίου κινείται η επιχείρηση και των ευκαιριών – κινδύνων που προκύπτουν απ' αυτό
- Κοινωνικό περιβάλλον. Διερεύνηση του κοινωνικού περιβάλλοντος και των τάσεων που μπορούν να επηρεάσουν την πορεία της εταιρείας
- Τεχνολογικό περιβάλλον. Εντοπισμός τεχνολογικών εξελίξεων που μπορούν να χρησιμοποιηθούν από την επιχείρηση
- Πολιτικο-Νομοκανονιστικό περιβάλλον. Εξακρίβωση πολιτικού νομοθετικού πλαισίου, αποφυγή παραβάσεων, εντοπισμός κινδύνων σε αγορές
- Ανάλυση της Αγοράς. Εξακρίβωση αν η συγκεκριμένη αγορά έχει αυξημένη ελκυστικότητα ή αν βρίσκεται σε μία περίοδο κρίσης
- Εξέλιξη του Ανταγωνισμού. Διακρίβωση πλεονεκτημάτων, μειονεκτημάτων. Εντοπισμός ευκαιριών διαφοροποίησης, πιθανών κινδύνων
- Όγκος πωλήσεων προηγούμενων περιόδων
- Τιμολογιακή, πιστωτική και πολιτική συλλογής οφειλών της επιχείρησης
- Εισαγωγή νέου προϊόντος και αναγκαίες βελτιώσεις του προϊόντος και των Λειτουργιών
- Κατασκευαστική ικανότητα επιχείρησης
- Στοιχεία μέτρησης ικανοποίησης Πελατών
Στη Σύσκεψη καθορίζονται οι κατευθύνσεις για τη διαμόρφωση των στόχων πωλήσεων του επόμενου έτους ανά κατηγορία προϊόντων και της Επιχείρησης γενικότερα. Παράλληλα πραγματοποιείται στοχοθέτηση για τη Μείωση του Κόστους, αξιοποιώντας την ABC Ανάλυση, η οποία θα παρουσιασθεί στο Μέρος Γ’ του παρόντος Άρθρου.
Ένα από τα εργαλεία το οποίο χρησιμοποιείται στο στάδιο αυτό, είναι και τα Συστήματα Επιχειρησιακής Πρόβλεψης που θα αναλυθούν εκτενέστερα στο Μέρος Δ’.
Ένα άλλο εργαλείο με απεικόνιση των προβλέψεων ανά κανάλι πωλήσεων (πχ Χονδρεμπόριο, Λιανική, Σούπερ Μάρκετ κλπ) παρουσιάζεται στο Σχήμα 2 και αποτελεί μέρος ενός συστήματος αρχείων MS Εxcel που έχει διαμορφώσει η AQS για την κατάρτιση και παρακολούθηση του Budgeting σε πλήθος περιπτώσεων
Σχήμα 2. Απεικόνιση Προβλέψεων
Βήμα 2. Διαμόρφωση Στόχων Πωλήσεων
Μέχρι τέλος Σεπτεμβρίου. Στο στάδιο αυτό, λαμβάνοντας υπ’ όψιν στοιχεία κόστους παραγωγής, logistics, marketing κλπ, γίνεται η πρώτη επεξεργασία του προϋπολογισμού από τα αντίστοιχα Τμήματα στο ειδικό λογισμικό. Στοιχεία που υπολογίζονται είναι:
- Προβλέψεις πωλήσεων
- Τιμολογιακή πολιτική
- Εκτίμηση πόρων
- P & L (Profit & Loss) ανά κατηγορία προϊόντων
- Το συνολικό Business Plan της Επιχείρησης ή του Οργανισμού
Βήμα 3. Επεξεργασία Στόχων Πωλήσεων - Απαιτούμενων Πόρων Σε συνεργασία με τα στελέχη των πωλήσεων, η Διεύθυνση Marketing καθορίζει τους απαιτούμενους πόρους σε Στελεχιακό Δυναμικό Πωλήσεων, Επιμόρφωσης Στελεχών και αναγκαίες δράσεις προώθησης προϊόντων.
Βήμα 4. Επεξεργασία Στόχων – Απαιτήσεων Υπόλοιπης Επιχείρησης & Εκτίμηση Εσόδων - Εξόδων Οι προβλέψεις αναγκών από όλα τα τμήματα της επιχείρησης θα ενταχθούν στο Φύλλο Προϋπολογισμού. Χαρακτηριστικά κόστη αποτελούν οι διοικητικές δαπάνες και οι δαπάνες πωλήσεων και marketing, χρηματοοικονομικά έξοδα καθώς και κόστη παραγωγής-συντήρησης (άμεσα εργατικά, άμεσο κόστος υλικών, γενικά βιομηχανικά έξοδα), διανομής και διαχείρισης αποθεμάτων, κλπ.</span
Παράδειγμα καταγραφής Δαπανών Παραγωγής, ως κατωτέρω. Πρόσθετα παραδείγματα για Budget κόστους πωλήσεων, διανομής, διοικητικών εξόδων, κλπ, παρουσιάζονται στο Μέρος Β’ του Άρθρου μας.
BUDGET ΚΟΣΤΟΥΣ ΠΑΡΑΓΩΓΗΣ
Σχήμα 3. Budget Παραγωγής
Η αποτύπωση των αναγκών στην κατάρτιση του προϋπολογισμού, πρέπει να είναι ρεαλιστική και αντικειμενική, να έχει και το στοιχείο της πρόκλησης, ενώ θα πρέπει και να αποφευχθεί η τεχνητή διόγκωση (‘αφού θα μου κόψουν, ας δείξω ότι χρειάζομαι περισσότερα, για να κάνω στο τέλος τη δουλειά μου’), καθόσον τούτο θα προκαλέσει δυσχέρειες και μπορεί να αποβεί καταστροφικό για την επιχείρηση.
Βήμα 5. 1η Έκδοση του Προϋπολογισμού
Καταρτίζεται συνήθως μέσα στο πρώτο δεκαπενθήμερο του μηνός Οκτωβρίου και διανέμεται στα στελέχη.
Ενδεικτικά, στο σύστημα Budgeting της AQS όλα τα επιμέρους αρχεία συνδέονται αυτόματα σε ένα κεντρικό αρχείο με ολοκληρωμένο Budget όπως φαίνεται και στο παρακάτω Σχήμα 4:
Σχήμα 4. Ενσωμάτωση στο συνολικό Budget
Βήμα 6. Ανασκοπήσεις από Διοίκηση – Τροποποιήσεις
Μετά την κατάρτιση του πρώτου σχεδίου γίνονται οι απαραίτητες διορθώσεις ή και τροποποιήσεις για να καταλήξουμε στον τελικό προϋπολογισμό.
Βήμα 7. Τελικός Προϋπολογισμός - Υλοποίηση
Ο τελικός προϋπολογισμός συντάσσεται μέχρι το τέλος Νοεμβρίου. Περιλαμβάνει την εκτίμηση του Cash Flow καθώς και την προβλεπτική αποτύπωση του ισολογισμού του επομένου έτους που θα υπολογίζεται από το σύστημα ERP της Επιχείρησης.
Παράδειγμα Λειτουργικού Cash Flow, παρουσιάζεται στο Σχήμα 5, κατωτέρω.
Σχήμα 5. Λειτουργικό Cash Flow
Βήμα 8. Μηνιαία Ανασκόπηση Προϋπολογισμού
Κατά τη διάρκεια της περιόδου γίνεται μηνιαίος έλεγχος αποκλίσεων, ανασκόπηση της πορείας του προϋπολογισμού από τους προϊσταμένους των τμημάτων και αναφορά των αποτελεσμάτων στη Διοίκηση.
Κάθε μήνα, τα πραγματικά αποτελέσματα της λειτουργίας της επιχείρησης θα συγκρίνονται με τους στόχους που είχαν σχεδιαστεί στον προϋπολογισμό. Η σύγκριση αυτή δίνει την ευκαιρία στα τμήματα και το προσωπικό τους να παρακολουθήσουν την απόδοσή τους και να προχωρήσουν στο επόμενο Βήμα του σχεδιασμού των Διορθωτικών Ενεργειών.
Σχήμα 6. Παρακολούθηση Προϋπολογισμού
Βήμα 9. Διορθωτικές Ενέργειες – Αναθεωρήσεις
Για τις αποκλίσεις γίνεται γραπτή αιτιολόγηση και ακολουθούν προτάσεις βελτίωσης. Για τις προτάσεις βελτίωσης, ο κάθε Υπεύθυνος παραδίδει δεσμευτικό χρονοδιάγραμμα, αξιοποιώντας το “εργαλείο” Project Management, που θα παρασχεθεί στο Μέρος Β’ του Άρθρου μας.
