Δείκτες Αποδοτικότητας στο Σύστημα Logistics σε σύνδεση με το Balanced Scorecard

ΕΝΟΤΗΤΕΣ :

1.ΓΕΝΙΚΑ

2.ΤΟ ΣΥΣΤΗΜΑ BALANCED SCORECARD

3.Ο ΧΑΡΤΗΣ ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΗΣ

4.ΕΙΔΙΚΟΙ ΔΕΙΚΤΕΣ ΓΙΑ ΤΟ ΣΥΣΤΗΜΑ LOGISTICS

5.ΟΙ ΕΝΕΡΓΕΙΕΣ ΒΕΛΤΙΩΣΗΣ

 

1.ΓΕΝΙΚΑ

Είναι πολύ γνωστή η διαπίστωση ότι η βελτίωση της Απόδοσης στην Εφοδιαστική Αλυσίδα (Supply Chain) αποτελεί την σημαντικότερη πρόκληση για την βελτίωση της Κερδοφορίας ,την αύξηση των Πωλήσεων και την αναβάθμιση του παρεχόμενου service στον Πελάτη, για όλες τις επιχειρήσεις. Η εμπειρία όμως δείχνει ότι παρά τις σημαντικές βελτιώσεις που πολλές Επιχειρήσεις έχουν πραγματοποιήσει στον τομέα αυτό, εν τούτοις πολλές Επιχειρήσεις εξακολουθούν να παρέχουν πολύ χαμηλού επιπέδου ervice να διατηρούν παράλογα υψηλό κόστος αποθεμάτων, διακίνησης υλικών- προϊόντων και παροχής λοιπών υπηρεσιών με άλλα λόγια να διατηρούν πολύ υψηλό κόστος λειτουργίας στη εφοδιαστική αλυσίδα και κακής ποιότητας service. Βεβαίως, πολλοί είναι οι παράγοντες στους οποίους οφείλεται αυτή η κατάσταση, είναι όμως αποδεδειγμένο ότι όλες οι Επιχειρήσεις, μπορούν να βελτιωθούν και μάλιστα με εντυπωσιακούς ρυθμούς αν ακολουθήσουν τα παρακάτω βήματα:

1. Καταγραφή των επί μέρους δραστηριοτήτων και ετοιμασία διαγράμματος ροής με τις δραστηριότητες αυτές.

2. Καθορισμός των κρισίμων δεικτών που επηρεάζουν την απόδοση των διεργασιών αυτών.

3. Καθορισμός μεθόδων μέτρησης των δεικτών.

4. Θέσπιση στόχων για τους δείκτες αυτούς.

5. Μέτρηση της απόδοσης στην παρούσα κατάσταση.

6. Σχεδιασμός πλάνου ενεργειών για τις περιπτώσεις που οι μετρήσεις δεν ανταποκρίνονται στους στόχους.

7. Ανασκόπηση και συνεχής βελτίωση των αποτελεσμάτων

Η σημασία της καθιέρωσης Δεικτών είναι ανυπολόγιστης αξίας, καθώς κάθε βελτίωση μπορεί να επιτευχθεί μόνο μέσω μέτρησης των αντίστοιχων Δεικτών βάσει της αρχής out of sight, out of mind.

2. ΤΟ ΣΥΣΤΗΜΑ BALANCED SCORECARD

Η σύνδεση των Δεικτών αυτών με το Business plan (Όραμα - Στρατηγικοί Στόχοι) πρέπει να είναι άμεση, καθώς το Business Plan πρέπει να κινητοποιήσει το σύνολο των δυνάμεων της Επιχείρησης. Το αρτιότερο Σύστημα που έχει μέχρι σήμερα αναπτυχθεί σε παγκόσμιο επίπεδο είναι το Σύστημα Norton & Kaplan , γνωστό ως Balanced Scorecard, μέσω του οποίου εξισορροπούνται οι προβλεπόμενοι στόχοι στους τέσσερις βασικούς τομείς της Επιχείρησης (perspectives) και γίνεται η σύνδεση σχετικών Δεικτών με τους Στρατηγικούς στόχους της Επιχείρησης.

Οι τέσσερις αυτοί βασικοί τομείς είναι:

• Χρηματοοικονομικός Τομέας

• Ικανοποίηση Πελάτη

• Απόδοση Διεργασιών

• Ανθρωπινό Δυναμικό και Υποδομές

Σύμφωνα με το Σύστημα αυτό οι Δείκτες προβάλλουν την Εταιρική Λογική και αναδεικνύουν τη Μεθοδολογία, με την οποία παράγονται μακροπρόθεσμα αποτελέσματα με συνεκτικό τρόπο σε όλες τις παραπάνω περιοχές δράσης της Εταιρείας με την υλοποίηση των ενδεικνυόμενων ενεργειών. Έτσι δια μέσου των Δεικτών αυτών οι στόχοι του Πλάνου μεταφράζονται σε καθημερινές πρακτικές στα πλαίσια της επιχείρησης. Η λογική αυτή φαίνεται παραστατικά στο ακόλουθο παράδειγμα:

Σχήμα 1: Παράδειγμα Σύνδεσης Δεικτών Logistics στο Balanced Scorecard

Ως φαίνεται στο ανωτέρω διάγραμμα για κάθε Στρατηγικό στόχο (strategic objective) αναπτύσσονται Δείκτες, οι οποίοι καλύπτουν του προαναφερθέντες 4 τομείς. Η σχέση των Δεικτών αυτών με τους στρατηγικούς στόχους έχει σχέση αιτίου - αποτελέσματος (cause & effect) που σημαίνει ότι όταν επιτευχθούν οι στόχοι των επί μέρους Δεικτών θα επιτευχθούν και οι στρατηγικοί στόχοι. Ανάλογα με τα αποτελέσματα θα γίνει αναθεώρηση και πιθανή τροποποίηση των Δεικτών ή των συγκεκριμένων επί μέρους στόχων. Για να επιτύχουμε τους στόχους αυτούς, θα απαιτηθεί ο σχεδιασμός σειράς Έργων βελτίωσης των Διεργασιών που θα αναλυθούν σε συγκεκριμένα Action Plans, όπως απεικονίζεται στο ανωτέρω σχήμα. Φυσικά κάθε φορά γίνεται αξιολόγηση των αποτελεσμάτων των Action Plans.

Επίσης, για κάθε κρίσιμη Διεργασία πρέπει και να διαθέτουμε και την κατάλληλη οικονομική υποστήριξη για την υλοποίηση της. Έτσι λοιπόν, σχεδιάζεται με αποτελεσματικό και αποδοτικό τρόπο η Κατάρτιση Προϋπολογισμού. Με αυτή την προσέγγιση ο Προϋπολογισμός είναι άμεσα ευθυγραμμισμένος με την Επιχειρησιακή Στρατηγική.

Έτσι, ο στόχος του Συστήματος Balanced Scorecard είναι διττός:

• Αφενός να επιτευχθεί μέσω της εφαρμογής του η οργανωμένη «διάχυση» των δεικτών σε όλα τα επίπεδα δράσης της Εταιρείας παρακολουθώντας την δικτύωση αιτιότητας των διαφόρων δράσεων (cause & effect ) στις ανωτέρω 4 περιοχές, έτσι ώστε η στόχευση σε κάθε επίπεδο δράσης να "συμπαρασύρει" όλα τα υποκείμενα επίπεδα.

• Αφετέρου, να εξασφαλιστεί η "ισόρροπη" στόχευση, που θα αποτρέπει ενέργειες επίτευξης υψηλών στόχων σε μια περιοχή δράσης της Εταιρείας, εις βάρος αποτελεσμάτων επίτευξης στόχων άλλων περιοχών

To Σύστημα αυτό μας προφυλάσσει από καταστάσεις όπου, για παράδειγμα, ένας στόχος επίτευξης αύξησης του μεριδίου Αγοράς σε μια περιοχή κατά 3%, επιτυγχάνεται με την πρόσληψη πολύ ακριβών και υψηλού κόστους Πωλητών, οπότε με την ενέργεια αυτή καταρρέει μια άλλη περιοχή στόχευσης, αυτή της συγκράτησης των αμοιβών σε ένα ορισμένο επίπεδο.

 

3. Ο ΧΑΡΤΗΣ ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΗΣ Η ισόρροπη κατανομή των Δεικτών και το σωστό Σύστημα Αναφορών επιτυγχάνεται, σε μεγάλο βαθμό, από τη δυνατότητα ορθής αποτύπωσης του Επιχειρηματικού Σχεδίου για την αποτελεσματική Διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας (supply chain management) υπό μορφή Χάρτη Στρατηγικής (Strategy Maps). Ο Χάρτη Στρατηγικής μας επιτρέπει να έχουμε μια συνοπτική, άλλα συγχρόνως και ολική εικόνα των κρίσιμων στρατηγικών ενεργειών για κάθε έναν από τους τέσσερις τομείς.

Η γενική αυτή προσέγγιση προσφέρει απαντήσεις στα κάτωθι ερωτήματα:

   

Για την αποτελεσματική εφαρμογή του Balanced Scorecard στον τομέα των Logistics θα πρέπει να λάβουμε υπόψη τις σχετικές ιδιαιτερότητες του Supply Chain Management (SCM), καθώς και τους αντίστοιχους Στρατηγικούς στόχους και Δείκτες απόδοσης. Σύμφωνα με διάφορες έρευνες, οι εταιρείες που εντάσσουν την Διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας στην Επιχειρηματική Στρατηγική, αποσκοπούν στην επίτευξη των κάτωθι στόχων:

• 25-50% μείωση του συνολικού κόστους της εφοδιαστικής αλυσίδας (total supply chain costs)

• 25-60% μείωση των αποθεμάτων (inventory-holding)

• 25-80% αύξηση στην εύστοχη πρόβλεψης ζήτησης

• 30-50% βελτίωση του κύκλου παραγγελίας πελάτη (order-fulfillment cycle time)

Μια ενδεικτική προσέγγιση Χάρτη Στρατηγικής, για την καλύτερη κατανόηση της πρακτικής σημασίας του, παρουσιάζουμε στο παρακάτω διάγραμμα:

ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΟΣ ΧΑΡΤΗΣ

(πατήστε στην παρακάτω εικόνα για να τον δείτε σε μεγένθυση)

Το αποτέλεσμα είναι ένα ολοκληρωμένο Σύστημα Αξιολόγησης, δομημένο σύμφωνα με την πρωτοποριακή Μεθοδολογία του Balanced Scorecard, η οποία εφαρμόζεται αποτελεσματικά στις ιδιαιτερότητες και ανάγκες των Logistics.

Κατά συνέπεια, ο Στρατηγικός Χάρτης μας δίνει τη δυνατότητα να παρακολουθούμε την πορεία υλοποίησης των Επιχειρησιακών Στόχων. Έτσι, για κάθε Στρατηγικό στόχο (Strategic Objective), αναπτύσσονται Δείκτες Απόδοσης (Key Performance Indicators) οι οποίοι καλύπτουν τους προαναφερθέντες 4 τομείς. Η σχέση των Δεικτών αυτών με τους Στρατηγικούς στόχους έχει σχέση αιτίου - αποτελέσματος (cause & effect) που σημαίνει ότι όταν επιτευχθούν οι στόχοι των επί μέρους Δεικτών θα επιτευχθούν και οι Στρατηγικοί στόχοι. Επίσης, η σχέση αυτή συμβάλει στο να καθοριστούν τα αίτια για οποιαδήποτε χαμηλού επιπέδου Απόδοση (υπό των στόχων) ούτως ώστε να ληφθούν αποφάσεις για την άμεση εφαρμογή διορθωτικών ενεργειών.

 

4. ΕΙΔΙΚΟΙ ΔΕΙΚΤΕΣ ΓΙΑ ΤΟ ΣΥΣΤΗΜΑ LOGISTICS

Θα μπορούσε να εντάξει κανείς στο Σύστημα Balanced Scorecard για τον τομέα των Logistics μία σειρά Δεικτών όπως οι παρακάτω :

Όπως παρουσιάζεται στο παραπάνω πίνακα, οι Δείκτες είναι χωρισμένοι σε Γενικούς και Ειδικούς. Ο διαχωρισμός αυτός είναι σημαντικός γιατί μας επιτρέπει να εφαρμόσουμε σχέση αιτίου - αποτελέσματος (cause & effect) που σημαίνει ότι όταν επιτευχθούν οι στόχοι των επί μέρους Δεικτών θα επιτευχθούν και οι Στρατηγικοί στόχοι. Έτσι, οι Γενικοί Δείκτες είναι άμεσα συνδεδεμένοι με τους Στρατηγικούς στόχους (strategic level), ενώ οι Ειδικοί Δείκτες αποτελούν τα σημεία Ελέγχου για την Απόδοση των Επιχειρησιακών Λειτουργιών (operational level). Με άλλα λόγια, οι Ειδικοί Δείκτες αποτελούν τους κρίσιμους παράγοντες στους οποίους πρέπει να επέμβουμε, όταν αυτό θεωρείται αναγκαίο, για να επιτευχθούν οι Στρατηγικοί στόχοι.

 

5.ΟΙ ΕΝΕΡΓΕΙΕΣ ΒΕΛΤΙΩΣΗΣ

Οι παραπάνω Δείκτες συνδέονται με Διεργασίες. Έτσι π.χ για να μειώσουμε το σφάλμα πρόβλεψης στις προβλέψεις ζήτησης πρέπει να επανεξετάσουμε τα βήματα που ακολουθούνται και ενδεχομένως να απαιτηθεί η εγκατάσταση ενός Δομημένου Συστήματος Διαχείρισης Αποθεμάτων που ειρήσθω εν παρόδω θα μπορούσε να μειώσει το Κόστος Διαχείρισης Αποθεμάτων σε επίπεδο της τάξης του 30% που προκύπτει όχι μόνον από την διεθνή εμπειρία, αλλά και από προσωπική μας εμπειρία σε Πελάτες της εταιρείας μας, όπου έχουν σημειωθεί μειώσεις Αποθεμάτων που υπερβαίνουν και το ποσοστό που αναφέραμε. Θα μπορούσαμε να παραστήσουμε τα μικρά ή μεγάλα projects που απαιτούνται για την βελτίωση των Διεργασιών που συνδέονται με τους Δείκτες με το παρακάτω σχήμα:

Σχήμα 2: Η βελτίωση των Διεργασιών μέσω projects

Η γενίκευση στην εφαρμογή αυτής της προσέγγισης θα μπορούσε να φέρει εντυπωσιακά αποτελέσματα στην Επιχείρηση και - το σημαντικότερο όλων - να επιτύχει τελικά τους Στρατηγικούς της στόχους.