Εκπαίδευση Executive Secretary

Περιγραφή

ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗ EXECUTIVE SECRETARY

Η σύγχρονη Executive Secretary είναι ένα πολύτιμο Στέλεχος για κάθε Οργανισμό. Απαιτείται να έχει πολυδιάστατα χαρακτηριστικά και Δεξιότητες για να επιτελεί με επαγγελματισμό τον ρόλο της στην δημιουργία ενός Εργασιακού περιβάλλοντος υψηλής Ποιότητας, μέσα από:

Σωστή ιεράρχηση Προτεραιοτήτων
Αποτελεσματική Επικοινωνία
Αναλυτικό και πλήρη Προγραμματισμό Εργασιών και παρακολούθηση εκκρεμοτήτων
Επιτυχημένη Διαχείριση καθημερινών Κρίσεων - Συγκρούσεων
Αποτελεσματική, αλλά με λεπτότητα Διαχείριση «ανεπιθύμητων εισβολέων» στο Γραφείο της Διεύθυνσης
Άριστη γνώση των εφαρμογών και εργαλείων γραφείου
Ολοκληρωμένη υποστήριξη του Προϊσταμένου
Διαμόρφωση της αμφίδρομης Επικοινωνίας με τον Προϊστάμενο, που συμβάλλει στην υψηλή Παραγωγικότητα

Το Σεμινάριο αυτό, στην ουσία παίρνει μορφή Workshop. Μέσα από Διαδραστικές Ασκήσεις, Role Playing και παραδείγματα εμπεδώνονται τεχνικές και τρόποι Διαχείρισης για πλήθος καταστάσεων που αντιμετωπίζει καθημερινά η Executive Secretary, ενώ παρουσιάζεται και ο τρόπος μετάβασης σε ένα Paperless Σύστημα Διαχείρισης όλων των πληροφοριών, ενεργειών και εκκρεμοτήτων του Γραφείου που απογειώνει την Παραγωγικότητα της Executive Secretary και των υπολοίπων Διευθύνσεων του Γραφείου.

Επιπλέον, θα βοηθήσει τις Γραμματείς στην προσωπική τους ανάπτυξη καθώς και στην εικόνα τους.

Οι Σύμβουλοι της Εταιρείας μας θα καλύπτουν επι 12 μήνες την υποστήριξη των Συμμετεχόντων, παρέχοντας απαντήσεις – διευκρινίσεις σε πιθανές ερωτήσεις τους.

Το σεμινάριο υλοποιείται ηλεκτρονικά μέσω ειδικής web - πλατφόρμας, που έχει την δυνατότητα πλήρους Διαδραστικότητας (Interaction), πρόσωπο προς πρόσωπο επικοινωνίας, δημιουργίας virtual αιθουσών για ομαδικές ασκήσεις και αμφίδρομης υποβολής ερωτήσεων μεταξύ των συμμετεχόντων σαν να βρίσκονται σε εκπαιδευτική αίθουσα.

Ενότητες

1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ

Ο ρόλος της σύγχρονης Executive Secretary
Απαιτούμενες Γνώσεις και Δεξιότητες

2. Η ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΤΗΣ ΚΑΘΗΜΕΡΙΝΟΤΗΤΑΣ

Οι «ληστές» του χρόνου και τρόποι αντιμετώπισής τους
Οι κακές συνήθειες και πως τις ξεπερνάμε
Πώς πρέπει να γίνεται η επεξεργασία κάθε εισερχόμενης Πληροφορίας: Αρχειοθέτηση, Ανάθεση – Υλοποίηση – Επανεξέταση στο μέλλον Σύστημα David Allen GTD: Getting Things Done)
Καθορισμός Προτεραιοτήτων και Προθεσμιών διεκπεραίωσης
Η απόκτηση νέων συνηθειών όπως η Ενεργητική Ακρόαση, η Αποφυγή Αναβλητικότητας, το Καθαρό Γραφείο, η Δομημένη Διαχείριση Meetings, η Αποτελεσματική επίλυση Προβλημάτων κ.λπ.
Η αναζήτηση του γενεσιουργού Αιτίου. Η Μέθοδος των 5 “Γιατί”
Εργαλεία Λήψης Αποφάσεων
Διαχείριση συγκρούσεων στο χώρο του γραφείου
Διαδραστικές Ασκήσεις και role playing

3. Η ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΡΟΪΣΤΑΜΕΝΩΝ

Η συμβολή στη βελτίωση του προγραμματισμού του Προϊσταμένου
Διαχείριση διαφωνιών με τον Προϊστάμενο
Ο τρόπος που η Executive Secretary ενδυναμώνει τον Προϊστάμενο
Η Διαχείριση συσκέψεων και συνεδριάσεων
Η Παρακολούθηση (follow up) αποφάσεων Διοίκησης
Οργανωμένη Διαχείριση των προτεραιοτήτων της Διεύθυνσης ώστε να υλοποιούνται έγκαιρα τα επείγοντα, αλλά και τα Σημαντικά μη Επείγοντα
Διαχείριση ψιθύρων και διαδόσεων που υπονομεύουν το Εργασιακό κλίμα

4. ΤΟ PROJECT ΤΗΣ ΠΡΟΣΩΠΙΚΗΣ ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ

Πως χτίζεται ένα Πρόγραμμα Προσωπικής Βελτίωσης σε επίπεδο Εβδομάδας, Μήνα, Εξαμήνου, Έτους

5. ΓΡΑΦΕΙΟ & ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΑ

Μετάβαση στο Paperless Office
Διαδικασίες και Κανόνες
Κοινή χρήση πληροφοριών και διάχυση Γνώσης
Scanners και αναγνώριση κειμένου (OCR)
Διαχείριση Εγγράφων – Emails και Αρχειοθέτηση
Εργαλεία Διαχείρισης Εκκρεμοτήτων
Εργαλεία προγραμματισμού εργασιών
Εργαλεία και Αυτοματοποίηση λειτουργιών
Επικοινωνία – Συνεργασία
Το Γραφείο σας οπουδήποτε – Online/Cloud Office
Mobile Office, Smartphones, Tablets
Ασφάλεια και Διαχείριση ευαίσθητων Δεδομένων στο χώρο του Γραφείου
Χρήση εργαλείων ΑΙ στο γραφείο

6. ΤΑ ΜΥΣΤΙΚΑ ΤΗΣ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ

Αρχές της Επικοινωνίας
Λεκτική Επικοινωνία
Εξωλεκτική Επικοινωνία (Η γλώσσα του σώματος)
Παραλεκτική Επικοινωνία
Ομοιότητες και διαφορές μεταξύ τηλεφωνικής και της άμεσης (πρόσωπο με πρόσωπο) Επικοινωνίας
Η βελτίωση της ενδοεταιρικής Επικοινωνίας
Κρίσιμα σημεία τηλεφωνικής Επικοινωνίας
Λάθη προς αποφυγή – απαγορευμένες φράσεις
«Δύσκολες» περιπτώσεις και χειρισμός (Αντιρρήσεις, Διαμαρτυρίες και Παράπονα)
Διαδραστικές Ασκήσεις και role playing

Σε Γραμματείς της Γενικής Διεύθυνσης και των υπολοίπων Διευθύνσεων.
Σε όλα τα υποστηρικτικά Στελέχη Επιχειρήσεων και Οργανισμών
Με δεδομένο ότι η Αποδοτική Λειτουργία του Γραφείου δεν επηρεάζει μόνο την Γραμματεία, αλλά και όλους όσους υποστηρίζονται από το Γραφείο, το σεμινάριο αυτό είναι κατ΄ ουσίαν απαραίτητο σε όλα τα Στελέχη.

Πως θα ωφεληθούν οι συμμετέχοντες:

Θα αντιληφθούν σε μεγάλο βαθμό τον σημαντικό ρόλο της Executive Secretary
Θα εξασκηθούν στις Μεθόδους καλύτερης Διαχείρισης Χρόνου με Εργαλεία και Ασκήσεις
Θα ασκηθούν πάνω σε μεθόδους προγραμματισμού Εργασιών και ιεράρχησης δραστηριοτήτων
Θα εξοικειωθούν με τις Πρακτικές Αποτελεσματικής Επικοινωνίας
Θα ασκηθούν στη Δομημένη Επίλυση Προβλημάτων
Θα γνωρίσουν τρόπους ευρύτερης αξιοποίησης των Εφαρμογών Γραφείου
Θα εξοικειωθούν με την αποτελεσματική Πρακτική Διαχείρισης Συγκρούσεων
Θα μπορούν να υποστηρίξουν πιο αποτελεσματικά τον Προϊστάμενό τους
Θα μπορούν να σχεδιάσουν την Προσωπική τους ανάπτυξη

Στο υλικό του σεμιναρίου περιλαμβάνονται:

Παρουσίαση του σεμιναρίου
Εφαρμογές σε Excel για Event Management, Λειτουργία Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλου, Προγραμματισμό Εργασιών και Διαχείριση Έργων
Δωρεάν υποστήριξη για έναν ολόκληρο χρόνο πάνω σε θέματα του σεμιναρίου

Γεώργιος Βάβουλας

ΜΒΑ, Σύμβουλος Επιχειρήσεων, ο οποίος έχει διατελέσει Project Manager σε εκατοντάδες Έργα Οργάνωσης και Σχεδιασμού Διαδικασιών Λειτουργίας Οργανισμών, Σχεδιασμού και Ελέγχου Συστημάτων Πληροφορικής, Ασφάλειας Πληροφοριακών Συστημάτων, υποστήριξης Εφαρμογής και Αξιολόγησης αποκλίσεων Προτύπων Διαχείρισης, όπως του ISO 9001, του ISO 22000, του ISO 27001 και πολλών άλλων. Είναι πιστοποιημένος Επιθεωρητής Συστημάτων Ποιότητας και Data Protection Officer (DPO). Επίσης, διαθέτει μεγάλη εκπαιδευτική εμπειρία στα παραπάνω αντικείμενα, καθώς και σε θέματα Οργάνωση Γραφείου, Βελτίωσης Καθημερινότητας και σε τεχνικές ανάπτυξης δεξιοτήτων Διοικητικών Στελεχών.

Παναγιώτης Σταθόπουλος

Παναγιώτης Σταθόπουλος. Consultant, IT Specialist, Certified DPO & Experience Speaker. Σύμβουλος Επιχειρήσεων και Πληροφορικής. IT Specialist με 30ετή εμπειρία στους Η/Υ, το πεδίο δράσης του εστιάζει στη συμβουλευτική των επιχειρήσεων και ειδικότερα σε θέματα Digital Transformation, Data Analysis και Business Intelligence, Digital Marketing (πιστοποιημένος στα Google Ads) και σε θέματα ανάπτυξης υποδομών και πληροφοριακών συστημάτων. Με μεγάλη εμπειρία σε βάσεις δεδομένων, προγραμματισμό και συστημάτων ασφάλειας της πληροφορίας είναι από τους πρώτους πιστοποιημένους DPO. Διαθέτει μακρά εκπαιδευτική εμπειρία, με πάνω από 3.000 ελεύθερους επαγγελματίες και στελέχη επιχειρήσεων τα τελευταία 20 έτη.

Απόστολος Αξαρλής

Απόστολος Αξαρλής, Εισηγητής Σεμιναρίων και Σύμβουλος Επιχειρήσεων σε Θέματα Management και Πωλήσεων. Πτυχιούχος της Ανώτατης Σχολής Οικονομικών και Εμπορικών Επιστημών (ΑΣΟΕΕ). Έχει εργαστεί σε μεγάλες Επιχειρήσεις ως Οικονομικός & Διοικητικός Διευθυντής, Διευθυντής Χονδρικών και Λιανικών Πωλήσεων και Διευθυντής Αγορών. Διαθέτει 25ετη διδακτική εμπειρία, κατά την οποία, εκπαιδεύτηκαν περισσότερα από 18.000 στελέχη επιχειρήσεων.